Términos y condiciones

Última actualización: 13/01/2025

1. ALCANCE Y ENFOQUE DEL SERVICIO

NAVEGASOFT S.A.S. ("NAVEGASOFT") presta servicios de consultoría, implementación, desarrollo a medida, soporte técnico y acompañamiento sobre la plataforma Odoo Enterprise.

2. MODALIDAD DE PRESTACIÓN

La prestación de servicios es 100% remota por defecto. No obstante, podrá realizarse de forma presencial o mixta, de acuerdo con la logística, el tipo de negocio y la ubicación del cliente, lo cual se pactará expresamente por escrito.

3. POLÍTICA DE VIAJES Y VIÁTICOS EN IMPLEMENTACIÓN PRESENCIAL

3.1 Asignación de implementador: El implementador se asigna según su experiencia, disponibilidad y cercanía geográfica, buscando eficiencia en calidad y costos.

3.2 Tiempo de viaje:

Dentro de la misma ciudad: se factura al 50% de la tarifa horaria, incluyendo ida y regreso.
Fuera de la ciudad o del país: se factura al 50% de la tarifa horaria por el tiempo total de traslado (incluyendo desplazamiento terrestre, aeropuerto y vuelo).

3.3 Viáticos:

En ciudades distintas a la residencia del implementador, el cliente cubrirá hotel, comidas y otros viáticos.
Dentro de la misma ciudad, solo se cubrirán las comidas durante el tiempo de implementación.

3.4 Responsabilidad del cliente:

El cliente deberá gestionar y pagar directamente reservas de hotel, vuelos y viáticos principales.
Los gastos menores no prepagables (peajes, combustible, etc.) se reembolsarán al implementador previa presentación de comprobantes.

3.5 Recomendación de bloques de trabajo: Se recomienda programar jornadas completas para optimizar el uso del tiempo del implementador y los costos de desplazamiento.

3.6 Facturación del tiempo de viaje: El tiempo de desplazamiento se factura por anticipado junto con los servicios.

4. CONTRATACIÓN Y FORMA DE TRABAJO

Todos los servicios se formalizan mediante un contrato marco y órdenes de servicio específicas.
Los servicios se cobran por bolsas de horas prepagadas, según la oferta vigente.
Las bolsas de horas tienen una vigencia de hasta doce (12) meses calendario desde la fecha de emisión de la factura.
Las actividades realizadas se descuentan conforme al tiempo efectivamente trabajado. El seguimiento se hace mediante reportes de consumo en Odoo.
Estimación de tiempos y paquetes de horas: NAVEGASOFT realiza estimaciones de tiempo y bolsas de horas basadas en experiencias previas, buenas prácticas y el entendimiento inicial del proyecto. Estas estimaciones no constituyen un compromiso fijo ni garantía de duración exacta, ya que pueden variar (a la baja o al alza) según la gestión del cliente, la claridad de los requerimientos y el seguimiento de nuestras recomendaciones. En caso de existir un RFQ, un demo previo u otras referencias proporcionadas por el cliente, se aclara que dichas fuentes pueden estar basadas en supuestos generales o no reflejar el detalle funcional completo. Por ello, cualquier desviación será gestionada mediante el proceso formal de control de cambios.

5. ALCANCE Y CAMBIOS

Toda solicitud adicional al plan de trabajo original se evaluará mediante proceso formal de control de cambios.
El cliente deberá aprobar por escrito cualquier modificación que afecte alcance, tiempos o costos.
Los cambios aprobados se incorporarán en una nueva versión del plan o cronograma.

6. CRONOGRAMA Y RESPONSABILIDADES

Las fechas pactadas están sujetas a la entrega oportuna de insumos y tareas por parte del cliente.
Retrasos atribuibles al cliente podrán derivar en reprogramaciones sin afectar la responsabilidad del proveedor.
Incumplimientos reiterados podrán motivar una replanificación formal del proyecto.

7. PARTICIPACIÓN DEL CLIENTE

El cliente designará responsables por cada área involucrada.
La participación activa en reuniones, pruebas y aprobaciones es obligatoria.
El cliente debe asegurar la disponibilidad de recursos humanos y técnicos durante el proyecto.
Entendimiento funcional y traspaso de información: El cliente acepta y entiende que, aunque haya compartido información funcional, comercial y operativa durante la etapa comercial o de preventa, durante la fase de implementación será necesario volver a recopilar, validar o profundizar parte de esta información. Esto se debe a que el implementador —quien lidera la ejecución técnica y operativa— necesita comprender el funcionamiento real desde un enfoque funcional y técnico detallado, adaptado a las soluciones del sistema.
Adicionalmente, ciertos procesos pueden requerir ser explicados nuevamente a diferentes responsables de área, debido a que el impacto del software varía según el rol, la operación o el módulo involucrado. Esta práctica es parte natural de proyectos con soluciones complejas y garantiza una implementación eficaz, evitando errores por supuestos o interpretaciones incompletas.

8. PRUEBAS Y VALIDACIÓN

El cliente validará formalmente los procesos implementados antes de pasar a producción.
Errores reportados fuera del periodo de pruebas serán considerados mejoras o fases futuras.

9. CARGA DE DATOS Y CONFIGURACIÓN

La calidad de los datos entregados es responsabilidad exclusiva del cliente.
Plantillas de carga podrán adaptarse a solicitud del cliente, con posible impacto en tiempos.
La configuración de permisos y roles dentro de la plataforma será validada por el cliente antes de la puesta en producción. En caso de requerirse una estructura de perfiles personalizada distinta a la configuración por defecto, esta deberá estar incluida explícitamente en el alcance del proyecto o en un requerimiento formal (RFQ) aprobado. De no especificarse, se asumirá el uso de la configuración estándar de Odoo y cualquier personalización posterior será tratada como un requerimiento adicional.

10. REUNIONES Y ACTAS

Toda decisión relevante será registrada en actas y validadas por ambas partes.
Las actas confirmadas por correo o firma serán consideradas acuerdos formales.

11. CONTROLES DE CAMBIO

Los desarrollos personalizados requerirán un documento técnico anexo para su aprobación.
Cambios podrán ser aprobados, rechazados o diferidos, todos debidamente documentados.
Cambios diferidos serán registrados como lecciones aprendidas o futuras fases.

12. ETAPA DE ESTABILIZACIÓN

Se definirán áreas críticas, canales de comunicación y responsables.
El cliente firmará el documento de estabilización con detalles del manejo durante esta etapa.
La etapa de estabilización corresponde a un servicio posterior a la puesta en producción del sistema, orientado al acompañamiento operativo inicial del cliente, verificación de funcionamiento y atención de incidencias relacionadas con el uso del sistema.
La estabilización no forma parte de la garantía y se presta únicamente mediante la contratación expresa de paquetes de horas o planes de soporte definidos en la oferta comercial vigente. Esta etapa no incluye nuevas configuraciones, cambios de procesos, capacitaciones adicionales, desarrollos, migraciones ni ampliaciones del alcance originalmente aprobado.
Cualquier actividad adicional requerida durante la estabilización que no corresponda a errores imputables a la implementación será tratada como un servicio adicional facturable conforme a los planes de soporte o mediante una orden de servicio específica.

13. SEGUIMIENTO Y COMUNICACIÓN

NAVEGASOFT realizará reuniones periódicas de seguimiento.
La inasistencia del cliente no exime de sus compromisos.
Toda comunicación deberá canalizarse mediante el líder de proyecto designado.

14. CIERRE DEL PROYECTO

El cierre formal requiere firma del acta de cierre y entrega de entregables acordados.
Solicitudes posteriores se tratarán como nuevos proyectos o servicios.

15. SOPORTE Y SLA

Se prestará según niveles de servicio definidos en https://www.navegasoft.com/sla
El servicio de soporte post implementación se prestará exclusivamente a los clientes que cuenten con un plan de soporte activo o con paquetes de horas previamente contratados, conforme a los niveles de servicio (SLA) vigentes de NAVEGASOFT publicados en su sitio web oficial.
El soporte no se encuentra incluido automáticamente dentro del servicio de implementación ni dentro de la garantía. Dicho servicio comprende la atención de incidentes operativos y consultas funcionales dentro de los alcances definidos en el plan contratado, y se prestará únicamente a través de los canales oficiales establecidos por NAVEGASOFT.
El soporte no incluye nuevas configuraciones, cambios de procesos, capacitaciones extensas, desarrollos, migraciones, ni actividades no contempladas en el alcance aprobado del proyecto, las cuales deberán ser contratadas como servicios adicionales facturables mediante paquetes de horas u órdenes de servicio independientes.

16. PROPIEDAD INTELECTUAL

Los desarrollos personalizados serán propiedad del cliente.
Módulos de valor agregado son propiedad de NAVEGASOFT y se otorgan bajo licencia de uso.
Licenciamiento de módulos de valor agregado:
Los módulos de valor agregado desarrollados por NAVEGASOFT son entregados bajo modalidad de préstamo, exclusivamente mientras NAVEGASOFT mantenga la relación como Partner oficial de Odoo del cliente.
En caso de que NAVEGASOFT deje de ser el Partner autorizado para la suscripción Enterprise de dicho cliente, los módulos de valor agregado serán retirados y dejarán de estar disponibles. El cliente reconoce y acepta que cualquier información contenida exclusivamente dentro de estos módulos no estará disponible posteriormente y no podrá ser recuperada. Es responsabilidad del cliente exportar la información que considere relevante antes de la finalización de la relación contractual.

17. MIGRACIONES Y ACTUALIZACIONES

Los cambios de versión de Odoo podrán requerir ajustes facturables en desarrollos.
Ambientes en Odoo.sh gestionados por NAVEGASOFT:
En aquellos proyectos donde se utilicen ambientes en Odoo.sh gestionados por NAVEGASOFT y que incluyan módulos de valor agregado, el control total de la suscripción y los permisos administrativos será ejercido por NAVEGASOFT mientras dure la relación comercial.
Esto con el fin de garantizar la integridad técnica del entorno, la seguridad del código y el cumplimiento de nuestras políticas de mantenimiento y licenciamiento. En caso de terminación del contrato, NAVEGASOFT gestionará el proceso de cierre o entrega de acceso bajo las condiciones pactadas y con exclusión de los módulos de valor agregado.

18. CONFIDENCIALIDAD Y DATOS

Toda información del cliente es confidencial.
NAVEGASOFT puede entregar copias de seguridad bajo solicitud expresa.

19. GARANTÍAS Y CIERRE DE REQUERIMIENTOS

La garantía otorgada por NAVEGASOFT cubre exclusivamente la corrección de errores directamente imputables a los desarrollos, configuraciones o parametrizaciones entregadas dentro del alcance aprobado del proyecto hasta 3 meses despues de su entrega.
La garantía no incluye, en ningún caso:
- Nuevas configuraciones o ajustes funcionales solicitados por el cliente.
- Cambios de procesos operativos.
- Capacitaciones adicionales.
- Requerimientos no contemplados en el alcance aprobado.
- Intervenciones realizadas por terceros sobre la base de datos, el sistema o la infraestructura.
- Errores ocasionados por uso indebido del sistema por parte de los usuarios del cliente.
- Incidentes derivados de actualizaciones automáticas del sistema o de módulos de terceros.

Las actualizaciones de versión de Odoo (mayores o menores), parches de seguridad, migraciones, cambios de infraestructura, ajustes derivados de nuevas versiones del software, así como cualquier intervención relacionada con servidores, servicios en la nube o plataformas de terceros (incluyendo, entre otros, Odoo.sh, proveedores de hosting, VPS, AWS, Google Cloud, Azure u otros), no se encuentran incluidos dentro de la garantía ni dentro del alcance original del proyecto y deberán ser contratados como proyectos independientes o como servicios adicionales facturables.

NAVEGASOFT no será responsable por fallas, interrupciones del servicio, pérdida de información o incidentes derivados de la infraestructura del cliente o de proveedores externos. La administración de servidores, copias de seguridad (backups), monitoreo, mantenimiento y seguridad solo será responsabilidad de NAVEGASOFT cuando exista un contrato específico de administración de infraestructura o un plan de soporte activo que contemple expresamente dichos servicios.

Cualquier soporte requerido como consecuencia de actualizaciones, cambios de versión o problemas de infraestructura será considerado un servicio adicional facturable conforme a los planes de soporte vigentes.

20. DERECHO DE RETRACTO

Aplica dentro de 5 días hábiles y solo si no se ha iniciado la ejecución.

21. LIMITACIONES DE RESPONSABILIDAD

NAVEGASOFT no es responsable por decisiones operativas del cliente ni datos erróneos entregados.

22. MODIFICACIONES Y NOTIFICACIONES

Cambios a estos términos serán notificados. El uso continuo implica aceptación.

23. LEY APLICABLE Y JURISDICCIÓN

Este documento se rige por la ley colombiana. Jurisdicción: Bogotá D.C.

24. Actualización de Términos y Condiciones

NAVEGASOFT podrá actualizar, modificar o complementar estos Términos y Condiciones en función de mejoras operativas, cambios normativos o la evolución de los servicios ofrecidos. Toda modificación será notificada previamente al cliente mediante correo electrónico registrado o por medios electrónicos oficiales (ej. portal del cliente o sitio web).

El cliente tendrá un plazo de treinta (30) días calendario para manifestar su inconformidad con los nuevos términos. En caso de no estar de acuerdo, el cliente podrá dar por terminada la relación contractual sin penalización, siempre y cuando se encuentre al día en sus obligaciones contractuales. La continuidad en el uso de los servicios después de la fecha de entrada en vigor de los nuevos Términos se entenderá como aceptación tácita de los mismos.

Contacto: [email protected]